定向展會的運營方式

首先是展會運營的結(jié)構(gòu)和部門的規(guī)劃，接下來是各部門的職責(zé)和工作內(nèi)容，首先是展會運營架構(gòu)的組成部分。

并不是每一場展會都具備這樣比較完善的組織體系，部分部門在職能上相同，可以做合并，但是主要功能類別是需要完備的，即使公司在對應(yīng)部門雇傭了外包公司，也需要有專門人對外包公司的各項工作內(nèi)容進行審核跟進和督促。

• 品牌部門是會展公司通常會比較忽視的部門，這個問題源于中國傳統(tǒng)文化的習(xí)慣，和國內(nèi)會展行業(yè)發(fā)展目前還未達到一定的專業(yè)程度，我們國民的版權(quán)意識相比我國的發(fā)展階段是比較落后的，

對應(yīng)的問題就是對市場出現(xiàn)的形式會對于主體的重視程度大于對品牌的重視程度，這個現(xiàn)狀目前還是比較明顯的，但是隨著行業(yè)的發(fā)展，會展承辦公司的品牌也會成為吸引觀眾的因素之一。

目前領(lǐng)先行業(yè)的會展公司，例如MessefrankfurtExhibition（德國法蘭克福會展），這幾年大舉入侵中國的Hannover（德國漢諾威會展） 美國的freeman（福萊門會展），英國的Reed（勵展展覽集團），montgomery（蒙哥馬利展覽），日本的康格株式會社，這些都是會展行業(yè)的翹楚。
非常遺憾的是，世界會展行業(yè)50強中 沒有中國企業(yè)。

一場成熟的展覽，每一個模塊都需要有專人去負責(zé)跟進和執(zhí)行，目前的會展行業(yè)趨勢不僅僅是在展會類別上開始細分，在展會模塊上的細分也是非常明顯的。

市場上開始針對展會出現(xiàn)了展會專門的運營企業(yè)，安保企業(yè)等等，同時傳統(tǒng)的廣告公司、文創(chuàng)公司、設(shè)計公司也會針對展會開展具體的業(yè)務(wù)板塊，在展會的整體運營上也出現(xiàn)了互相取長補短的合作模式，這也會成為今后會展行業(yè)的一個良性的發(fā)展方向。

如果一場展會可以讓展商各取所需，讓觀眾不虛此行，讓承辦方名利雙收，就是一場成功的展會，如果能夠迎合政策推動行業(yè)，那就是優(yōu)秀的展會，如果取得了國際影響力，引發(fā)行業(yè)思考變革，那就是一場卓越的展會，但是展會是一個費效比比較固定的行業(yè)，小錢辦大事的可能性不是很大，行業(yè)的公司都是還需要穩(wěn)步發(fā)展。

• 項目部門是整個展會的統(tǒng)籌部門，一個合格的PM，需要具備清晰的條理，有完整的架構(gòu)觀念，大局的統(tǒng)籌思路和優(yōu)秀的管理能力。

首先項目經(jīng)理經(jīng)理需要參與到項目前期的招標和定向工作當中，如果沒有全程參與，也需要對項目的定位、發(fā)展方向、規(guī)劃、企業(yè)以及甲方預(yù)期等內(nèi)容有完整全面的了解，并將頂層的想法以及構(gòu)想選擇性的向下屬傳達，要求各部門在項目推進工作進入實質(zhì)工作制定計劃以及時間表。

在項目進程中需要隨時了解項目各項工作的進程把握各部門工作時間點，要對時間有很高的敏感度，在無法擬定時間的情況下要用倒推法確定各項工作的截止時間并給自己留下足夠的調(diào)試時間。

在各部門之間需要溝通和協(xié)作的時候要主動承擔(dān)起協(xié)作任務(wù)，積極協(xié)調(diào)各部門之間的合作，充分了解各方需求，合適的制定標準和要求，在部門利益發(fā)生沖突的時候合理的權(quán)衡雙方。

同樣作為管理者，需要樹立自己的威信，具體方式因人而異，而且最好需要塑造個人的獨特能力，在適當?shù)臋C會要突出個人建立團隊威信。

• 招商部門

1、開拓目標客戶，發(fā)展?jié)撛诳蛻?，維護客戶關(guān)系。為客戶提供業(yè)務(wù)咨詢，分析客戶的基本狀況，掌握客戶信息和需求；

2、初步篩選有效客戶，協(xié)助風(fēng)控，把控客戶風(fēng)險；

3、向客戶介紹會展的詳細內(nèi)容，講解行業(yè)內(nèi)容，維護良好的信任關(guān)系；

4、針對客戶的需求設(shè)計可行性方案，給予具體的操作指導(dǎo)；針對大型客戶需要制定大客戶指定招商方案；

5、跟蹤客戶情況及進展；

6、完成公司下達的業(yè)績指標

7、定期匯報業(yè)務(wù)工作情況，及時調(diào)整方向與運作部門保持密切協(xié)作。

• 市場拓展

市場拓展主要是針對展會題材和參展客戶要求拓充專業(yè)客戶作為展會的會展觀眾和買家團體。

市場部門需要對展會項目有細致全面的了解，并對潛在的客戶群里進行分析，之后針對分析結(jié)果對潛在的客戶群體做定向的拓展。

• 市場分析

市場分析部門需要在項目前期以及進程中對市場進行細致分析，并整理分析結(jié)果，給出明確的分析報告，協(xié)助高層規(guī)劃會戰(zhàn)的發(fā)展方向。分析需要由淺入深，考慮問題需要充分細致，重點問題需要有數(shù)據(jù)支持，給予公司各項決策合理的建議。

• 宣傳部門

宣傳部門是一場展會項目得對外窗口，能否將信息傳達給精準的受眾是媒介部門的重要考核指標。

媒介工作首先需要對展會的受眾群體有一個深入的了解，了解受眾人群的年齡結(jié)構(gòu)，消費結(jié)構(gòu)，行業(yè)結(jié)構(gòu)，行為習(xí)慣，獲取信息的方式和渠道等內(nèi)容。

其次是要深入分析會展的輻射市場的媒介傳播方式，強勢的媒體渠道，包括行業(yè)媒體（行業(yè)網(wǎng)站，行業(yè)雜志，公眾號,論壇等），大眾媒體（報紙 電視 電臺 戶外等）以及新媒體（新媒體目前定義的市場范疇包括：微信，SNS的微博/twitter，banner，SEM，直播，自媒體等）。

然后根據(jù)所了解的行業(yè)情況給出預(yù)算和媒體的組合方案，方案需要給出足夠的數(shù)據(jù)支持和理論支持，待項目決定后按照時間進度監(jiān)管各渠道的發(fā)布情況，同時協(xié)助項目對外宣傳進程。

• 活動部門

一場展會的成功舉辦離不開活動的鋪助作用，活動的分類可以按照時間排列，分為展前活動和展中活動，也可以按照活動目的分為增值類活動，企宣類活動，品牌型活動，引流類活動，論壇類活動。

活動存在的意義：
展前活動：展會預(yù)熱，為媒體報道提供內(nèi)容，整合社會資源
展中活動：行業(yè)深耕，展會亮點塑造，行業(yè)資源整合，增加傳播渠道，豐富展會內(nèi)容，讓觀眾展會體驗多元化。

增值類活動：為展會運營增加額外收入

企宣類活動：迎合參與展會的展商各項需求（企宣，新品等）

品牌型活動：為展會運營的企業(yè)品牌增持

引流類活動：為展會現(xiàn)場增加大眾人群以及專業(yè)觀眾

論壇類活動：提升展會的行業(yè)地位

• 內(nèi)容部門

隨著目前社會上的信息傳播方式和渠道的多元化，信息市場缺乏管控，人們?nèi)粘？梢越邮艿男畔⒋虻浆F(xiàn)代社會的頂峰，在渠道相同的情況下，內(nèi)容成了決定宣傳成敗的重點。

• 設(shè)計部門

展會主題顏色的設(shè)置vi 色系的選擇需要契合展會主旨思想又具備一定的辨識度和標志性，

視覺是人們選擇接收信息的第一選擇，設(shè)計部門是內(nèi)容渠道的最為重要載體，如何通過設(shè)計完成內(nèi)容更加有效的視覺傳播是設(shè)計部門需要優(yōu)先考慮的問題。

同時，設(shè)計部門需要對展會的主旨進行深入的了解，因為品牌展會一旦確定VI基本不會更改。

• 運營部門

運營部門負責(zé)的就是主場搭建以及氛圍營造的部分。

指定處主場搭建的各項方案，參展企業(yè)的注意事項以及行為規(guī)范，展會周邊以及展館內(nèi)部的氛圍營造，展館范圍內(nèi)的廣點規(guī)劃，參展以及參觀指引等內(nèi)容，運營部門主要外聯(lián)方就是展會場地方，需要協(xié)調(diào)展商，主辦方和場地方之間的各項需求關(guān)系，所以要求需要和展會的場地方取得良好的信任和溝通關(guān)系，要對展會整體的方向和整體設(shè)計思路有比較清楚的認知，對于場地的情況要非常熟悉，同時需要根據(jù)場地特性考慮到天氣，交通，住宿，餐飲等現(xiàn)場環(huán)境因素。

除此之外，展會運營的負責(zé)人需要切身的站在展會參展方，搭建方，參觀方等多方去考慮問題，爭取給各方帶來更為舒適便捷的參展體驗。

安全問題在任何展會運營過程中都具有一票否決權(quán)，一場展會各方面運營順利，如果出現(xiàn)安全問題，則展會的所有努力都將不被認可。

一場展會的安保，通常會交給當?shù)氐陌脖９矩撠?zé)，如果是和正常運營的展館合作通常是由展館合作安保公司負責(zé)現(xiàn)場安保工作，主辦方或者承辦方會根據(jù)現(xiàn)場展館的情況要求當?shù)氐陌脖９局贫ㄔ敿毜陌脖７桨?，根?jù)方案調(diào)派各個出入口，現(xiàn)場以及場外巡邏的人員配比，以確保展會順利安全的進行。

一個展會服務(wù)公司可以不需要雇傭?qū)I(yè)的安保人員，但是作為展會的運作方，需要對安全問題格外重視，需要對現(xiàn)場可能會存在的安全隱患，現(xiàn)場可能會出現(xiàn)的各種問題有一定的預(yù)判能力和預(yù)防措施。

• 后勤部門的職責(zé)較為簡單，公司非業(yè)務(wù)期間負責(zé)整理公司的資產(chǎn)，在業(yè)務(wù)期間需要到現(xiàn)場保證公司業(yè)務(wù)人員的后勤保障。

后勤部門可以要求或建議項目部門通過資源互質(zhì)的方式給后勤部門節(jié)流，

例如：

可以通過展會合作指定用水的方式來解決現(xiàn)場人員的用水問題，可以通過展會期間制定餐食合作的方式解決現(xiàn)場人員的餐飲問題。
同時后勤需要一定程度的協(xié)助項目解決展商的需求，例如貨運物流問題，兼職問題等。